El cronograma es un instrumento muy útil para planear y dar seguimiento a las actividades que se requieren para realizar un proyecto.
Para ello podemos utilizar la carta o diagrama de Gantt, uno de los recursos metodológicos
más utilizados para la programación de actividades. Se trata de una
matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su realización ordenada en el tiempo.
Permite una representación visual de las actividades a desarrollar.
Las actividades se ordenan y distribuyen cronológicamente según la
duración de cada una de ellas y según su ubicación lógica a lo largo del
proyecto.
El presupuesto, al ser la expresión monetaria de todos los gastos necesarios
para la ejecución del proyecto, también puede expresarse mediante un diagrama de Gantt, donde se identificarán los costes necesarios de cubrir,
ordenados en el tiempo y de acuerdo a las actividades definidas. En general, se identifican 3 tipos de
costes:
De inversión. Expresa los costes destinados a la adquisición de
bienes durables y que necesariamente se requieren para ejecutar el
proyecto tales
como equipamiento o infraestructura. Se realizan
solamente una vez por cada ítem durante todo el ciclo de vida del
proyecto.
De operación.En este ítem figuran los gastos
menores que se deben realizar durante el transcurso del proyecto: materiales de oficina, materiales de trabajo, arrendamientos de equipos,
transporte de personas o materiales, dietas, etc... en resumen todos
aquellos gastos consumibles y que no son perdurables en el tiempo.
De personal: costes de honorarios a las personas que dedicarán tiempo en la ejecución del proyecto.
Diagrama de Gantt con Microsoft Excel y Project
Otros organizadores de tiempo como OpenProj y GanttProject
Las dos son aplicaciones gratuitas y herramientas muy útiles para crear una planificación de un proyecto de forma muy visual y eficiente.
Por ejemplo, OpenProj, está desarrollado en Java y por lo tanto es multiplataforma, además, tiene una interfaz muy parecida a Microsoft Project. Esta aplicación permite exportar e importar documentos con formato .mpp (MS Project). GanttProject es muy parecido a OpenProj y existe una versión en castellano disponible.